با توجه به شرایط تحمیل‌شده به کشور و صنعت آلومینیوم و صنایع دیگر استرس و ناهماهنگی‌هایی در جلسات و مذاکرات فی‌مابین شرکت‌ها و مشتریان یا جلسات داخلی شرکت‌ها به وجود می‌آید، جهت اینکه در جلسات به اهدافی که از پیش در نظر گرفته‌شده رسید باید به نحوه برگزاری این‌گونه جلسات آشنایی داشت تا با برگزاری جلسه‌ای آرام و منظم بتوان اهداف موردنظر را پی گیری کرد.

• ابتدا می‌بایست منظور و هدف از برگزاری جلسه را برای تمامی شرکت‌کنندگان مشخص کرد تا قبل از ورود به جلسه آمادگی لازم را داشته باشند و به‌اصطلاح سورپرایز نشوند.
• قبل از شروع جلسه، باید دستور جلسه‌ آماده شود؛ این دستور جلسه باید دربرگیرنده نکات برجسته و مطالبی باشد که قرار است مورد بحث قرار گیرند.
• قبل از تشکیل جلسه می‌بایست ویژگی‌های افراد شرکت‌کننده در جلسه مشخص گردد، از جمله: موقعیت سازمانی، تخصص، تحصیلات و میزان آگاهی به موضوع اصلی جلسه. بدین‌ ترتیب می‎توان پیش‌بینی‌های لازم را در حین جلسه انجام داد، به‌نحوی‌که ورود به بحث توسط هریک از حاضران در پیشبرد مذاکره و رسیدن به هدف موثر باشد.
• محل برگزاری جلسه با شرایط موقعیتی جلسه ارتباط مستقیم دارد. بنابراین ابتدا باید بدانیم چند نفر در جلسه خواهند بود تا بتوان فضای راحتی را برای آنها فراهم آورد؛ اگر تعداد نفرات کم باشد در یک اتاق و اگر تعداد بیش از 10 نفر است می‌توان از سالن‌هایی که امروزه جهت این امر بسیار رایج هستند استفاده کرد.

لازم به یادآوری مجدد است که هرچه محیط برگزاری جلسه مناسب و خوب باشد نحوه اداره جلسه و شرایط روحی و روانی شرکت‌کنندگان بهتر خواهد بود و اثرات مثبتی در روند جلسه خواهد داشت.

برای دیدن فایل کامل پی دی اف کلیک کنید

نشریه پنجره ایرانیان-سال یازدهم-شماره 131-شهریور97